O gerenciamento de projetos de construção e, mais especificamente, o gerenciamento de custos de construção é uma dança complexa entre números, horários, clientes e fornecedores. Acrescente as preocupações orçamentárias que assolam todos os projetos e isso pode parecer uma constante batalha para apagar incêndios.
Rastrear custos e riscos, e manter um projeto dentro do orçamento pode ser um dos maiores obstáculos em um projeto de construção. Encontrar eficiências nessa área pode fazer toda a diferença na entrega de um projeto dentro do prazo e principalmente do orçamento.
Um controle de custos eficiente é fundamental para garantir um fluxo de caixa equilibrado e que todas as alterações sejam contabilizadas e pagas no prazo.
Abaixo, separamos as principais dicas para garantir mais eficiência na gestão de custos da construção!
1. Use o software de gerenciamento de construção
A tecnologia é uma grande aliada da construção. O uso de software de gerenciamento de construção com recursos de gerenciamento de dados ajuda a atualizar todos no local de trabalho sobre quaisquer alterações no escopo do projeto. E isso acontece com frequência. Também ajuda a conectar a equipe administrativa com os trabalhadores no local de trabalho para garantir uma linha de comunicação ativa entre todos os envolvidos no projeto.
Usar o software de gerenciamento de construção móvel é a solução perfeita para a força de trabalho altamente que trabalha em uma construção. De subempreiteiros a arquitetos, cada pessoa pode acessar um sistema central para ver os planos do projeto e determinar se é necessário fazer ajustes no plano de custo.
Por exemplo, se um subempreiteiro precisar recuar uma parede e determinar que isso exigirá tempo ou materiais extras, ele poderá fazer o upload instantâneo dessa solicitação no software. A inserção dessas informações tornaria todos os funcionários no local de trabalho imediatamente cientes das alterações no escopo e garantiria que não haja falhas de comunicação que levem a atrasos ou excedentes de orçamento.
2. Atualize regularmente o plano de custos
Analise e reavalie consistentemente os planos de custos para determinar se é necessário fazer alterações. Se os custos forem mais altos do que o esperado em um aspecto do processo, certifique-se de equilibrá-los, reduzindo os custos em outra área. Além disso, lembre-se de que os custos também podem ser alterados devido a forças externas.
Fatores externos, como inflação ou escassez de materiais, podem fazer com que os preços mudem e, portanto, um projeto que pode estar dentro do orçamento anteriormente pode acabar acima do orçamento. Outro benefício de ter um software de gerenciamento de construção integrado ao programa de contabilidade fornece às partes interessadas produtividade em tempo real e dados de custos para tomar decisões inteligentes.
3. Envie consistentemente relatórios de custo
Certifique-se de fornecer consistentemente relatórios de custos ao cliente para ajudar a mantê-los informados e satisfeitos com o andamento do projeto. Isso também permite que você verifique o relatório de custos em relação ao plano de controle de custos para determinar a saúde financeira do projeto.
Os relatórios de custos são essenciais para ajudar a otimizar a comunicação entre proprietários, contratados em geral e subcontratados. Ao atualizar o gerenciamento com relatórios de progresso em tempo real (por exemplo, relatórios diários) em um projeto de construção, os relatórios de custos ajudam a identificar desde o início se podem ocorrer atrasos ou excedentes de orçamento não planejados.
4. Prepare e revise planos de contingência
Ao definir procedimentos de gerenciamento de riscos, os gerentes de projeto podem planejar atrasos e excedentes de orçamento e definir um plano de ação sobre como remediar os problemas com antecedência. Os planos de contingência ajudam a evitar o pagamento de prêmios para que o projeto seja concluído no prazo, quando algo der errado no último minuto.
Por exemplo, o software de gerenciamento de construção pode fornecer status de envios importantes, requisições de mudança etc., que podem sinalizar que o projeto tem um gargalo e um grande atraso inesperado prestes a ocorrer.
É importante observar que os planos de contingência se baseiam na avaliação de possíveis riscos. Ele não se destina a cobrir alterações no escopo de um projeto com base em alterações de opiniões ou especificações. Uma mudança pretendida no escopo de um projeto deve ser equilibrada reduzindo o orçamento em outra área, sem depender de um orçamento de contingência.
5. Incentive a equipe do projeto a projetar dentro do plano de custo em todas as etapas
Verifique se você está seguindo os procedimentos de controle de desenvolvimento de design. Por exemplo, existe uma regra geral de que 80% do custo é determinado pelo design e 20% pela construção. Além disso, informe todos os membros da equipe que nenhum membro da equipe tem autoridade para aumentar os custos em elementos do trabalho sem equilibrá-lo em outra área.
Por fim, garanta que cada trabalhador entenda que os planos de construção são criados de acordo com o orçamento total, e fazer alterações pode resultar em custos não planejados que excedem o orçamento projetado.
Ter tudo isso em mente proporciona maior qualidade no gerenciamento de custos, tornando-se proativo e permitindo à empresa enfrentar o ambiente de construção dinâmico, incerto e complexo que existe em muitos projetos.
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